Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 2 agosto 2026

1. Introduzione e titolare del trattamento

La presente informativa spiega quali dati trattiamo, per quali finalità, con quali fornitori e per quanto tempo, in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR).

L'editore del servizio Koaee è Ubnbee LLC, società a responsabilità limitata di diritto dello Stato del Delaware (Stati Uniti).

1.1 Due ruoli distinti, da non confondere

A seconda del trattamento in questione, Ubnbee LLC non interviene nella stessa posizione, e il tuo interlocutore non è lo stesso:

• Siamo titolari del trattamento per i dati dei nostri stessi visitatori e clienti: navigazione su koaee.ai, dimostrazioni pubbliche, creazione dell'account, fatturazione, scambi con il nostro supporto. Siamo noi a decidere perché e come questi dati vengono trattati, ed è a noi che rivolgi le tue richieste.
• Siamo responsabili del trattamento per i dati trattati da un assistente installato presso un cliente — le conversazioni dei suoi stessi visitatori. Il cliente decide la finalità e i mezzi; noi agiamo esclusivamente in base alle sue istruzioni documentate, nell'ambito di un accordo di trattamento stipulato con lui. Se sei un visitatore del sito di un cliente Koaee, è a questo cliente che devi rivolgere le tue richieste di accesso, rettifica o cancellazione: noi gliele trasmettiamo senza rispondervi noi stessi.

Questa distinzione non è una formalità: determina chi risponde di cosa nei tuoi confronti e nei confronti delle autorità. La presente informativa descrive i trattamenti per i quali siamo titolari. Quelli in cui siamo responsabili del trattamento sono disciplinati dall'accordo stipulato con il cliente interessato, e descritti nell'informativa sulla privacy di tale cliente.

2. Dati Raccolti

2.1 Dati raccolti automaticamente

• Indirizzo IP
• Tipo e versione del browser
• Sistema operativo
• Pagine visitate e durata della visita
• Data e ora di accesso
• URL di provenienza

2.2 Dati forniti volontariamente

• I tuoi messaggi scritti all'assistente
• La tua voce, unicamente se utilizzi il microfono (vedi §9: la registrazione viene eliminata al termine del trattamento)
• Preferenza di lingua
• Recapiti che ci lasci volontariamente (richiesta di contatto, preventivo)
• Informazioni sull'account e sulla fatturazione, se sottoscrivi un'offerta

3. Cookie

Gli unici cookie utilizzati sono funzionali:

• Preferenza di lingua (koaee_lang) — memorizza la lingua che hai scelto. Esente da consenso.
• Cookie di sessione — unicamente nell'area clienti, dopo l'accesso, per mantenerti autenticato. Scompare alla chiusura del browser.

Se un giorno introducessimo un sistema di analisi statistica, sarebbe preceduto da un banner di consenso, e questa pagina verrebbe aggiornata preventivamente.

4. Responsabili del trattamento

Non possiamo fornire il servizio da soli. Ecco l'elenco completo dei fornitori che trattano dati per nostro conto, e ciò che ciascuno riceve:

• IONOS SE (Germania, server in Francia) — hosting. Riceve l'insieme dei dati del servizio.
• Mistral AI SAS (Francia) — modello linguistico. Riceve il contenuto delle vostre conversazioni scritte, per generare la risposta. Riceve inoltre il testo delle risposte lette ad alta voce in francese e in inglese (sintesi vocale).
• OpenAI (Stati Uniti) — trascrizione vocale, unicamente se utilizzi il microfono. Riceve la tua registrazione audio.
• Google LLC (Stati Uniti) — sintesi vocale nelle lingue diverse dal francese e dall'inglese. Riceve il testo delle risposte lette ad alta voce.
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlanda) e Stripe, Inc. (Stati Uniti) — pagamento. Riceve i tuoi dati di fatturazione; non vediamo mai il numero della tua carta.
• Heinlein Support GmbH / mailbox.org (Germania) — posta elettronica. Riceve le e-mail scambiate con noi.
• DeepL SE (Germania) — traduzione dei contenuti dei nostri clienti professionali. Non riceve alcun dato dei visitatori.

Ciascuno è vincolato da un accordo sul trattamento dei dati (DPA). Questo elenco è tenuto aggiornato: se cambiamo fornitore, questa pagina cambia con lui.

5. Risorse caricate dal tuo browser

Alcune pagine caricano font, icone o immagini da server di terze parti. Per il solo fatto della visualizzazione della pagina, queste terze parti ricevono il tuo indirizzo IP e il tipo del tuo browser:

• Google Fonts (Google LLC, Stati Uniti) — font di caratteri
• cdnjs (Cloudflare, Inc., Stati Uniti) — libreria di icone
• jsDelivr — libreria di impaginazione
• Unsplash (Stati Uniti) — alcune illustrazioni delle nostre pagine dimostrative

Queste risorse non depositano alcun cookie e non servono ad alcun tracciamento da parte nostra. Stiamo lavorando per ospitarle noi stessi al fine di eliminare queste connessioni.

6. Finalità del Trattamento

Utilizziamo i tuoi dati per:

• Rispondere alle tue domande tramite l'assistente conversazionale
• Trascrivere la tua voce, se scegli di parlare anziché scrivere
• Elaborare la tua richiesta di contatto o il tuo ordine
• Garantire la sicurezza del servizio e prevenire gli abusi (limitazione della frequenza, anti-robot)
• Rispettare i nostri obblighi legali e contabili

7. Base Giuridica del Trattamento

Trattiamo i tuoi dati sulle seguenti basi giuridiche:

• Esecuzione di un contratto: per fornire il servizio che richiedi (rispondere, trascrivere la tua voce, elaborare un ordine)
• Interesse legittimo: per la sicurezza del servizio e la prevenzione degli abusi
• Consenso: per l'uso del microfono, che attivi tu stesso e puoi interrompere in qualsiasi momento
• Obblighi legali: per la fatturazione e la contabilità

8. Condivisione dei Dati

I tuoi dati sono condivisi solo con i responsabili del trattamento elencati al §4, e unicamente nella misura necessaria all'esecuzione del servizio. Non c'è alcun altro destinatario.

Non vendiamo mai i tuoi dati personali e non li comunichiamo a nessuna terza parte a fini pubblicitari. Ciascun responsabile del trattamento è vincolato da un accordo sul trattamento che gli vieta di utilizzare i tuoi dati per proprio conto.

Possiamo essere tenuti a comunicare dati su richiesta di un'autorità giudiziaria competente.

9. Periodo di Conservazione

• Registrazioni audio: eliminate al termine della richiesta
• Conversazioni scritte: non conservate nei nostri database applicativi oltre la sessione in corso
• Registri tecnici (data e ora, indirizzo IP, codice di risposta): 12 mesi al massimo
• Cookie funzionali: 13 mesi al massimo per la preferenza di lingua, durata della sessione per il cookie di connessione
• Dati dell'account e di fatturazione: fino all'eliminazione dell'account, poi conservazione dei documenti contabili per la durata legale applicabile

10. I Tuoi Diritti

In conformità al GDPR, disponi dei seguenti diritti:

Per esercitare questi diritti, scrivici all'indirizzo indicato al §14. Rispondiamo entro un mese. Non ti verrà richiesta alcuna giustificazione oltre a quanto necessario per verificare la tua identità.

11. Sicurezza

Adottiamo misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati da qualsiasi accesso non autorizzato, modifica, divulgazione o distruzione:

• Crittografia SSL/TLS per tutte le comunicazioni
• Autenticazione sicura
• Backup regolari
• Controllo rigoroso degli accessi ai dati
• Monitoraggio continuo della sicurezza

12. Trasferimenti Internazionali

L'hosting e il trattamento delle tue conversazioni scritte avvengono nell'Unione europea (IONOS in Francia, Mistral AI in Francia).

Tre trattamenti coinvolgono fornitori con sede negli Stati Uniti:

• la trascrizione vocale (OpenAI), se utilizzi il microfono;
• la sintesi vocale (Google), per leggere le risposte ad alta voce;
• il pagamento (Stripe), per i clienti professionali.

Questi trasferimenti si basano sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea e, se del caso, sulla certificazione dei fornitori nel EU-US Data Privacy Framework. Se preferisci che nessun dato lasci l'Unione europea, non utilizzare la funzione vocale: la conversazione scritta resta interamente trattata in Europa.

13. Modifiche

Possiamo aggiornare periodicamente questa informativa sulla privacy. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in cima a questa pagina. Ti invitiamo a consultare regolarmente questa pagina per restare informato sulle nostre pratiche.

14. Contatti e Reclami