Chính sách Bảo mật

Cập nhật lần cuối: 2 tháng 8 năm 2026

1. Giới thiệu và bên chịu trách nhiệm xử lý

Chính sách này giải thích chúng tôi xử lý dữ liệu nào, cho mục đích gì, với những nhà cung cấp nào và trong bao lâu, theo Quy định chung về Bảo vệ Dữ liệu (GDPR).

Đơn vị vận hành dịch vụ Koaee là Ubnbee LLC, công ty trách nhiệm hữu hạn theo luật của bang Delaware (Hoa Kỳ).

1.1 Hai vai trò khác biệt, không được nhầm lẫn

Tùy theo hoạt động xử lý liên quan, Ubnbee LLC không đứng ở cùng một vị trí, và người bạn liên hệ cũng không giống nhau:

• Chúng tôi là bên chịu trách nhiệm xử lý đối với dữ liệu của chính khách truy cập và khách hàng của chúng tôi: duyệt web trên koaee.ai, các bản demo công khai, tạo tài khoản, lập hóa đơn, trao đổi với bộ phận hỗ trợ của chúng tôi. Chính chúng tôi quyết định vì sao và bằng cách nào dữ liệu này được xử lý, và bạn gửi yêu cầu của mình đến chúng tôi.
• Chúng tôi là bên xử lý phụ đối với dữ liệu được xử lý bởi một trợ lý được cài đặt tại cơ sở của khách hàng — các cuộc trò chuyện của chính khách truy cập của họ. Khách hàng quyết định mục đích và phương tiện; chúng tôi chỉ hành động theo hướng dẫn được lập thành văn bản của họ, trong khuôn khổ một thỏa thuận xử lý được ký kết với họ. Nếu bạn là khách truy cập trang web của một khách hàng Koaee, chính khách hàng đó là bên bạn cần gửi các yêu cầu truy cập, đính chính hoặc xóa dữ liệu: chúng tôi chuyển tiếp các yêu cầu đó cho họ mà không tự trả lời.

Sự phân biệt này không phải là hình thức: nó xác định ai chịu trách nhiệm về điều gì trước bạn và trước các cơ quan chức năng. Chính sách này mô tả các hoạt động xử lý mà chúng tôi là bên chịu trách nhiệm xử lý. Những hoạt động mà chúng tôi là bên xử lý phụ được điều chỉnh bởi thỏa thuận ký kết với khách hàng liên quan, và được mô tả trong chính sách bảo mật của khách hàng đó.

2. Dữ liệu Thu thập

2.1 Dữ liệu thu thập tự động

• Địa chỉ IP
• Loại và phiên bản trình duyệt
• Hệ điều hành
• Các trang đã truy cập và thời gian truy cập
• Ngày và giờ truy cập
• URL giới thiệu

2.2 Dữ liệu bạn cung cấp một cách tự nguyện

• Các tin nhắn văn bản bạn gửi cho trợ lý
• Giọng nói của bạn, chỉ khi bạn sử dụng micro (xem §9: bản ghi âm sẽ được xóa ngay khi hoàn tất xử lý)
• Tùy chọn ngôn ngữ
• Thông tin liên hệ mà bạn tự nguyện để lại cho chúng tôi (yêu cầu liên hệ, báo giá)
• Thông tin tài khoản và thanh toán, nếu bạn đăng ký một gói dịch vụ

3. Cookie

Những cookie duy nhất được sử dụng đều mang tính chức năng:

• Tùy chọn ngôn ngữ (koaee_lang) — ghi nhớ ngôn ngữ bạn đã chọn. Được miễn trừ sự đồng ý.
• Cookie phiên — chỉ trong khu vực khách hàng, sau khi đăng nhập, để duy trì trạng thái xác thực của bạn. Nó biến mất khi đóng trình duyệt.

Nếu một ngày nào đó chúng tôi triển khai đo lường lượng truy cập, nó sẽ được thông báo trước bằng một thanh yêu cầu sự đồng ý, và trang này sẽ được cập nhật trước đó.

4. Đơn vị xử lý phụ

Chúng tôi không thể cung cấp dịch vụ một mình. Dưới đây là danh sách đầy đủ các nhà cung cấp xử lý dữ liệu thay mặt chúng tôi, và những gì mỗi bên nhận được:

• IONOS SE (Đức, máy chủ tại Pháp) — lưu trữ (hosting). Nhận toàn bộ dữ liệu của dịch vụ.
• Mistral AI SAS (Pháp) — mô hình ngôn ngữ. Nhận nội dung các cuộc trò chuyện bằng văn bản của bạn để tạo câu trả lời. Cũng nhận văn bản của các câu trả lời được đọc thành tiếng bằng tiếng Pháp và tiếng Anh (tổng hợp giọng nói).
• OpenAI (Hoa Kỳ) — chuyển giọng nói thành văn bản, chỉ khi bạn sử dụng micro. Nhận bản ghi âm của bạn.
• Google LLC (Hoa Kỳ) — tổng hợp giọng nói cho các ngôn ngữ khác ngoài tiếng Pháp và tiếng Anh. Nhận văn bản của các câu trả lời được đọc thành tiếng.
• Stripe Payments Europe Ltd (Ireland) và Stripe, Inc. (Hoa Kỳ) — thanh toán. Nhận dữ liệu thanh toán của bạn; chúng tôi không bao giờ thấy số thẻ của bạn.
• Heinlein Support GmbH / mailbox.org (Đức) — dịch vụ email. Nhận các email được trao đổi với chúng tôi.
• DeepL SE (Đức) — dịch nội dung của các khách hàng doanh nghiệp của chúng tôi. Không nhận bất kỳ dữ liệu nào của khách truy cập.

Mỗi bên đều bị ràng buộc bởi một thỏa thuận xử lý dữ liệu (DPA). Danh sách này được cập nhật thường xuyên: nếu chúng tôi thay đổi nhà cung cấp, trang này cũng thay đổi theo.

5. Tài nguyên được tải bởi trình duyệt của bạn

Một số trang tải phông chữ, biểu tượng hoặc hình ảnh từ các máy chủ của bên thứ ba. Chỉ riêng việc hiển thị trang, các bên thứ ba này đã nhận được địa chỉ IP và loại trình duyệt của bạn:

• Google Fonts (Google LLC, Hoa Kỳ) — phông chữ
• cdnjs (Cloudflare, Inc., Hoa Kỳ) — thư viện biểu tượng
• jsDelivr — thư viện bố cục
• Unsplash (Hoa Kỳ) — một số hình minh họa trên các trang demo của chúng tôi

Các tài nguyên này không đặt bất kỳ cookie nào và không phục vụ cho bất kỳ hoạt động theo dõi nào từ phía chúng tôi. Chúng tôi đang nỗ lực tự lưu trữ chúng để loại bỏ các kết nối này.

6. Mục đích xử lý

Chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn để:

• Trả lời các câu hỏi của bạn thông qua trợ lý hội thoại
• Chuyển giọng nói của bạn thành văn bản, nếu bạn chọn nói thay vì viết
• Xử lý yêu cầu liên hệ hoặc đơn hàng của bạn
• Đảm bảo an toàn cho dịch vụ và ngăn chặn lạm dụng (giới hạn tốc độ, chống robot)
• Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và kế toán của chúng tôi

7. Cơ sở pháp lý của việc xử lý

Chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn dựa trên các cơ sở pháp lý sau:

• Thực hiện hợp đồng: để cung cấp dịch vụ mà bạn yêu cầu (trả lời, chuyển giọng nói của bạn thành văn bản, xử lý đơn hàng)
• Lợi ích chính đáng: để đảm bảo an toàn dịch vụ và ngăn chặn lạm dụng
• Sự đồng ý: để sử dụng micro, do chính bạn kích hoạt và có thể dừng bất cứ lúc nào
• Nghĩa vụ pháp lý: để lập hóa đơn và kế toán

8. Chia sẻ dữ liệu

Dữ liệu của bạn chỉ được chia sẻ với các nhà thầu phụ được liệt kê tại §4, và chỉ trong phạm vi cần thiết để thực hiện dịch vụ. Không có bên nhận nào khác.

Chúng tôi không bao giờ bán dữ liệu cá nhân của bạn và chúng tôi không chuyển giao chúng cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích quảng cáo. Mỗi nhà thầu phụ đều bị ràng buộc bởi một thỏa thuận xử lý dữ liệu cấm họ sử dụng dữ liệu của bạn cho mục đích riêng.

Chúng tôi có thể buộc phải cung cấp dữ liệu theo yêu cầu của cơ quan tư pháp có thẩm quyền.

9. Thời gian lưu trữ

• Bản ghi âm: bị xóa khi kết thúc yêu cầu
• Cuộc trò chuyện bằng văn bản: không được lưu trong cơ sở dữ liệu ứng dụng của chúng tôi ngoài phiên hiện tại
• Nhật ký kỹ thuật (dấu thời gian, địa chỉ IP, mã phản hồi): tối đa 12 tháng
• Cookie chức năng: tối đa 13 tháng cho tùy chọn ngôn ngữ, thời lượng phiên cho cookie đăng nhập
• Dữ liệu tài khoản và hóa đơn: cho đến khi tài khoản bị xóa, sau đó lưu giữ chứng từ kế toán trong thời hạn pháp lý áp dụng

10. Quyền của bạn

Theo GDPR, bạn có các quyền sau:

Để thực hiện các quyền này, hãy viết cho chúng tôi theo địa chỉ nêu ở §14. Chúng tôi phản hồi trong thời hạn một tháng. Bạn sẽ không được yêu cầu cung cấp bất kỳ lời giải thích nào ngoài những gì cần thiết để xác minh danh tính của bạn.

11. Bảo mật

Chúng tôi triển khai các biện pháp bảo mật kỹ thuật và tổ chức phù hợp để bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi mọi truy cập trái phép, sửa đổi, tiết lộ hoặc phá hủy:

• Mã hóa SSL/TLS cho mọi liên lạc
• Xác thực an toàn
• Sao lưu định kỳ
• Kiểm soát truy cập dữ liệu nghiêm ngặt
• Giám sát bảo mật liên tục

12. Chuyển giao quốc tế

Việc lưu trữ và xử lý các cuộc trò chuyện bằng văn bản của bạn diễn ra trong Liên minh Châu Âu (IONOS tại Pháp, Mistral AI tại Pháp).

Ba hoạt động xử lý có sự tham gia của các nhà cung cấp đặt tại Hoa Kỳ:

• chuyển giọng nói thành văn bản (OpenAI), nếu bạn sử dụng micro;
• tổng hợp giọng nói (Google), để đọc to các câu trả lời;
• thanh toán (Stripe), dành cho khách hàng doanh nghiệp.

Các hoạt động chuyển giao này dựa trên các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn của Ủy ban Châu Âu và, khi thích hợp, dựa trên chứng nhận của các nhà cung cấp theo EU-US Data Privacy Framework. Nếu bạn muốn không có dữ liệu nào rời khỏi Liên minh Châu Âu, đừng sử dụng chức năng giọng nói: cuộc trò chuyện bằng văn bản vẫn được xử lý hoàn toàn tại Châu Âu.

13. Thay đổi

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách quyền riêng tư này theo thời gian. Ngày cập nhật gần nhất được ghi ở đầu trang này. Chúng tôi khuyến khích bạn thường xuyên xem lại trang này để luôn nắm được các thực hành của chúng tôi.

14. Liên hệ và Khiếu nại