Häufige Fragen

53 Fragen, aktualisiert am 22. August 2026.

Ihre Daten und die DSGVO

Wo werden meine Daten gehostet?

In der Europäischen Union. Die Server stehen bei IONOS, und schriftliche Konversationen werden in Frankreich von Mistral AI verarbeitet.

Nur die Sprachfunktionen greifen auf US-amerikanische Dienstleister zurück. Sie werden ausschließlich aktiviert, wenn der Nutzer sie selbst auslöst: bei schriftlicher Nutzung erfolgt keinerlei Übermittlung außerhalb der Union.

Werden meine Konversationen zum Training Ihrer KI verwendet?

Nein. Weder unsere noch die unserer Dienstleister. Das ist ein vertragliches Verbot, das in unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung festgehalten und an jeden unserer Anbieter weitergegeben wird — keine bloße Absichtserklärung.

Wer sind Ihre Unterauftragsverarbeiter?

Sie sind allesamt veröffentlicht, mit Angabe der jeweiligen Aufgabe und des Verarbeitungsorts: IONOS für das Hosting, Mistral AI für schriftliche Antworten, Google und OpenAI für die Sprachfunktionen, Stripe für die Zahlung, mailbox.org für Service-E-Mails.

Was geschieht, wenn Sie den Dienstleister wechseln?

Wir benachrichtigen Sie mindestens dreißig Tage im Voraus, per E-Mail und auf unserer öffentlichen Seite. Wenn Ihnen die Änderung nicht zusagt, können Sie kostenfrei kündigen und erhalten eine anteilige Rückerstattung.

Auf welcher Rechtsgrundlage verlassen die Daten für die Sprachfunktion die Union?

Auf Grundlage der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln, ergänzt durch eine Folgenabschätzung der Übermittlung. Diese bilden die Grundlage der Übermittlung — nicht die Einwilligung des Nutzers, die hier keine gültige Rechtsgrundlage wäre.

Stellen Sie mir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) bereit?

Ja, konform mit Artikel 28 DSGVO, bei Abschluss ohne vorherige Verhandlung akzeptiert. Sie deckt Unterauftragsverarbeiter, Übermittlungen, Sicherheit, die Unterstützung bei Betroffenenrechten, die Meldung von Verletzungen und das Auditrecht ab. Es ist genau das Dokument, das Ihr Datenschutzbeauftragter von Ihnen verlangen wird.

Haben Sie einen Vertreter in der Europäischen Union?

Ja. Da die Ubnbee LLC außerhalb der Union niedergelassen ist, haben wir einen Vertreter gemäß Artikel 27 DSGVO benannt, der von den betroffenen Personen und den Aufsichtsbehörden direkt erreichbar ist.

Wie lange bewahren Sie Konversationen auf?

Schriftliche Konversationen werden über die Sitzung hinaus nicht in unseren Anwendungsdatenbanken aufbewahrt. Der Sprachdatenstrom wird zur Transkription übermittelt und nicht aufbewahrt; der transkribierte Text wird nicht in unseren Protokollen festgehalten. Technische Sicherheitsprotokolle werden höchstens zwölf Monate aufbewahrt.

Einer meiner Kunden verlangt die Löschung seiner Daten. Wie gehe ich vor?

Sie sind der Verantwortliche — die Antwort obliegt also Ihnen, und wir geben Ihnen die Mittel dazu an die Hand. Erreicht uns die Anfrage direkt, nehmen wir inhaltlich nicht Stellung und leiten sie Ihnen innerhalb von fünf Werktagen weiter.

Und im Falle eines Datenlecks?

Wir benachrichtigen Sie innerhalb von achtundvierzig Stunden nach Kenntnisnahme, mit Angabe der Art des Vorfalls, der betroffenen Datenkategorien und des ungefähren Umfangs, der wahrscheinlichen Folgen und der ergriffenen Maßnahmen. Das ist eine vertragliche Verpflichtung.

Kann ich Ihre Sicherheit auditieren?

Ja, einmal innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten, mit dreißig Tagen Vorankündigung, durch Sie selbst oder durch einen unabhängigen, nicht konkurrierenden Dritten. Häufiger auf Verlangen einer Aufsichtsbehörde oder nach einer nachgewiesenen Verletzung.

Sicherheit

Wie werden meine Daten geschützt?

Der Datenverkehr wird per TLS verschlüsselt. Jeder Kunde verfügt über einen eigenen, getrennten Datenbereich: Die Inhalte eines Kunden sind aus dem Bereich eines anderen nicht zugänglich. Der Zugriff auf die Produktionssysteme ist beschränkt, protokolliert und authentifiziert, und die Anwendungsgeheimnisse werden außerhalb des Web-Root gespeichert.

Kann ein Besucher meinen Assistenten alles Beliebige sagen lassen?

Der Assistent ist verankert: Er antwortet auf Basis des Profils, das Sie pflegen, mit der Anweisung, niemals etwas zu erfinden und bei jeder darin nicht enthaltenen Frage an Ihren Empfang zu verweisen. Zudem schützen Ratenbegrenzungen die Zugangspunkte vor massenhafter automatisierter Nutzung.

Ist der Prompt meines Assistenten für meine Besucher sichtbar?

Nein. Die Anweisungen leben serverseitig, niemals in der Seite. Ein Besucher, der den Code Ihrer Website untersucht, sieht weder Ihre Anweisungen noch irgendeinen Schlüssel.

Speichern Sie meine Bankdaten?

Niemals. Die Zahlung wird von Stripe abgewickelt: Ihre Karte wird direkt dort eingegeben und läuft nicht über unsere Server.

Was der Assistent tut

Wozu dient ein Koaee-Assistent konkret?

Er antwortet Ihren Besuchern an Ihrer Stelle, rund um die Uhr, zu dem, was Sie ihm beigebracht haben: Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen, Ihre Preise, Ihre Verfügbarkeiten. Er informiert, leitet weiter und übergibt, wenn die Frage seinen Rahmen übersteigt.

Worauf antwortet er genau?

Auf die Informationen, die Sie ihm bereitstellen. Er sucht sie nicht anderswo und erfindet sie nicht. Eine Frage außerhalb seines Profils führt zu einer Weiterleitung an Ihren Kontakt, nicht zu einer ungefähren Antwort.

Kann er sich irren?

Eine automatisch generierte Antwort kann Ungenauigkeiten enthalten, und wir schreiben es lieber, als es zu verschweigen. Der Assistent ersetzt weder eine medizinische noch eine rechtliche oder finanzielle Beratung. Es liegt an Ihnen, zu prüfen, dass die Informationen, die Sie ihm anvertrauen, korrekt und aktuell sind.

Weiß der Besucher, dass er mit einer künstlichen Intelligenz spricht?

Ja, und es wird angezeigt. Artikel 50 der europäischen Verordnung über künstliche Intelligenz schreibt es vor, und der Assistent gibt es von sich aus an. Sie müssen auf Ihrer Website nichts hinzufügen, um in diesem Punkt regelkonform zu sein.

Kann er Reservierungen oder Bestellungen entgegennehmen?

Er führt das Gespräch bis zum Ende — er erfasst, was nötig ist, und leitet dann zu Ihrem Reservierungs- oder Bestelltool weiter. Er ersetzt Ihr bestehendes System nicht.

Spricht er laut?

Ja, wenn Ihr Besucher es aktiviert. Er kann seine Antworten vorlesen und verstehen, was ihm gesagt wird. Es ist eine ausdrückliche Handlung des Besuchers: Nichts wird ohne sein Zutun mitgehört.

Funktioniert er auf dem Handy?

Ja, auf dem Smartphone wie am Computer.

Kann ich ihn in meinen Farben anpassen?

Ja — Logo und Farben. Der Assistent trägt Ihre Marke, nicht unsere.

Kann ich mehrere Assistenten haben?

Ja, je nach Ihrem Tarif. Das ist nützlich, wenn Sie mehrere Standorte oder mehrere Marken betreiben.

Einrichtung

Sind technische Kenntnisse erforderlich?

Nein. Sie installieren nichts und konfigurieren selbst nichts.

Was müssen Sie mir für den Start bereitstellen?

Ihre praktischen Informationen — Öffnungszeiten, Leistungen, Preise — und Ihre Dokumente, falls vorhanden. Den Rest erledigen wir für Sie.

Wie wird er in meine Website eingebunden?

Durch eine Zeile, die in Ihre Seiten eingefügt wird. Wenn Sie nicht wissen, wo sie hingehört, machen wir es gemeinsam mit Ihnen.

Kann ich nachträglich ändern, was er sagt?

Ja, jederzeit über Ihren Bereich. Ihre Änderungen werden ohne unser Zutun wirksam.

Sprachen

In wie vielen Sprachen antwortet er?

Fünfzehn. Er erkennt die Sprache Ihres Besuchers und antwortet in dieser, ohne dass Sie irgendetwas konfigurieren müssen.

Welche genau?

Französisch, Englisch, Spanisch, Deutsch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Arabisch, Hebräisch, Hindi, Japanisch, Koreanisch, Russisch, Thai und Vietnamesisch.

Muss ich meine Informationen selbst übersetzen?

Nein. Sie hinterlegen Ihre Informationen in Ihrer Sprache; der Assistent antwortet in der Sprache des Besuchers.

Und wenn ein Besucher in einer nicht unterstützten Sprache schreibt?

Er wird an Ihren Kontakt verwiesen, statt eine ungefähre Antwort zu erhalten.

Das Abonnement

Wie werden Konversationen gezählt?

Eine Konversation ist eine Austausch-Sitzung mit einem Besucher, unabhängig von der Anzahl der darin enthaltenen Nachrichten. Die Tarife umfassen 1 000, 5 000 oder 12 000 Konversationen pro Monat.

Was passiert, wenn ich mein Kontingent überschreite?

Der Dienst läuft weiter: Ihre Besucher werden nie blockiert. Zusätzliche Konversationen werden je nach Tarif mit 0,04 €, 0,03 € oder 0,02 € pro Stück berechnet und erscheinen auf der nächsten Abrechnung.

Werden nicht genutzte Konversationen übertragen?

Nein, der Zähler beginnt jeden Kalendermonat wieder bei null.

Binde ich mich vertraglich?

Das Monatsabonnement ist unverbindlich: Sie beenden es, wann Sie möchten, mit Wirkung zum Ende des laufenden Monats. Das Jahresabonnement, mit dem Sie 20 % sparen, bindet Sie für zwölf Monate.

Wie kündige ich?

Über Ihren Kundenbereich oder mit einer einfachen E-Mail an support@koaee.ai. Eine Begründung ist nicht erforderlich.

Kann ich es mir nach dem Abschluss anders überlegen?

Ja. Sie haben vierzehn Tage Zeit, ohne Angabe von Gründen und ohne Strafgebühr zu widerrufen, mit Erstattung innerhalb von vierzehn Tagen.

Kann ich meinen Tarif währenddessen wechseln?

Ja, über Ihren Kundenbereich.

Sind die angezeigten Preise endgültig?

Es gilt der zum Zeitpunkt Ihres Abschlusses angezeigte Preis. Jede Änderung wird Ihnen mindestens dreißig Tage im Voraus mitgeteilt, bevor sie wirksam wird; wenn sie Ihnen nicht zusagt, kündigen Sie kostenfrei, bevor sie in Kraft tritt.

Gibt es Einrichtungsgebühren?

Nein.

Wie werde ich abgerechnet?

Zu jedem Fälligkeitstermin über Stripe. Ihre Rechnungen stehen in Ihrem Kundenbereich zur Verfügung.

Was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt?

Sie werden benachrichtigt und haben sieben Tage Zeit, den Betrag auszugleichen. Nach Ablauf dieser Frist kann der Zugang gesperrt werden — ohne dass Sie damit von den geschuldeten Beträgen befreit sind.

Was geschieht mit meinen Daten, wenn ich kündige?

Sie haben dreißig Tage Zeit, sie in einem offenen Format aus Ihrem Bereich abzurufen. Nach Ablauf dieser Frist werden sie einschließlich Kopien gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Anfrage stellen wir hierüber eine schriftliche Bestätigung aus.

Support

Wie erreiche ich Sie?

Per E-Mail an support@koaee.ai.

Innerhalb welcher Frist antworten Sie?

Für den Tarif Business verpflichten wir uns zu einer ersten Antwort innerhalb von vierundzwanzig Werkstunden (Montag bis Freitag, 9–18 Uhr, Pariser Zeit, ausgenommen französische Feiertage). Diese Zusage bezieht sich auf die erste Antwort, nicht auf die Lösungsdauer.

Ist der Support auf Deutsch verfügbar?

Ja.

Was passiert bei einer Störung?

Wir setzen die angemessenen Mittel ein, um die Verfügbarkeit des Dienstes sicherzustellen, ohne einen unterbrechungsfreien Betrieb zu garantieren. Planbare Wartungen werden angekündigt und so weit wie möglich außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt.

Branchen

Meine Branche steht nicht auf Ihrer Liste. Ist das ein Problem?

Nein. Der Assistent lernt Ihre Tätigkeit anhand dessen, was Sie ihm bereitstellen; die Branchenseiten sind Beispiele, keine Grenzen.

Eignet es sich für eine Gemeinde oder eine Kommune?

Ja, und es ist ein Anwendungsfall, für den wir die Barrierefreiheit von Anfang an mitgedacht haben. Der Assistent informiert über Öffnungszeiten, Behördengänge und einzureichende Unterlagen, ohne auch nur die geringsten sensiblen Daten zu verarbeiten.

Und für eine Fachkraft im Gesundheitswesen?

Der Assistent informiert über das Praktische — Öffnungszeiten, Anfahrt, Kontaktaufnahme — und verarbeitet keinerlei medizinische Daten. Er stellt keine Diagnosen und gibt keine gesundheitlichen Ratschläge.

Kann ich es zur Qualifizierung von B2B-Interessenten nutzen?

Ja: Er informiert, erfasst, was für Sie relevant ist, und leitet Ihnen die Anfrage weiter.

Kann er mehrere Standorte verwalten?

Ja, jeden mit seinen eigenen Informationen.