Preguntas frecuentes

53 preguntas, actualizadas el 22 de agosto de 2026.

Tus datos y el RGPD

¿Dónde se alojan mis datos?

En la Unión Europea. Los servidores están en IONOS, y las conversaciones escritas se procesan en Francia por Mistral AI.

Solo las funciones de voz recurren a proveedores estadounidenses. Únicamente se activan si el usuario las desencadena él mismo: usado por escrito, el servicio no implica ninguna transferencia fuera de la Unión.

¿Mis conversaciones sirven para entrenar vuestra IA?

No. Ni las nuestras, ni las de nuestros proveedores. Es una prohibición contractual inscrita en nuestro acuerdo de tratamiento y trasladada a cada uno de nuestros proveedores; no una simple intención.

¿Quiénes son vuestros subencargados?

Todos están publicados, con lo que hace cada uno y dónde procesa los datos: IONOS para el alojamiento, Mistral AI para las respuestas escritas, Google y OpenAI para las funciones de voz, Stripe para el pago, mailbox.org para los correos de servicio.

¿Qué ocurre si cambiáis de proveedor?

Te avisamos con al menos treinta días de antelación, por correo electrónico y en nuestra página pública. Si el cambio no te conviene, cancelas sin coste, con reembolso a prorrata.

¿Sobre qué base jurídica salen los datos de la Unión para la voz?

Sobre las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea, complementadas con una evaluación de impacto de la transferencia. Son ellas las que enmarcan la transferencia, y no el consentimiento del usuario, que no sería un fundamento válido en este caso.

¿Me proporcionáis un acuerdo de tratamiento (DPA)?

Sí, conforme al artículo 28 del RGPD, aceptado al contratar sin negociación previa. Cubre los subencargados, las transferencias, la seguridad, la asistencia a los derechos de las personas, la notificación de las violaciones y el derecho de auditoría. Es el documento que te pedirá tu delegado de protección de datos.

¿Tenéis un representante en la Unión Europea?

Sí. Al estar Ubnbee LLC establecida fuera de la Unión, hemos designado un representante en virtud del artículo 27 del RGPD, localizable directamente por las personas afectadas y por las autoridades de control.

¿Cuánto tiempo conserváis las conversaciones?

Las conversaciones escritas no se conservan en nuestras bases de datos aplicativas más allá de la sesión. El flujo de voz se transmite para su transcripción y no se conserva; el texto transcrito no se registra en nuestros historiales. Los registros técnicos de seguridad se guardan doce meses como máximo.

Uno de mis clientes solicita el borrado de sus datos. ¿Cómo proceder?

Tú eres el responsable del tratamiento, así que te corresponde a ti responder, y nosotros te damos los medios para ello. Si la solicitud nos llega directamente, no respondemos sobre el fondo y te la trasladamos en un plazo de cinco días hábiles.

¿Y en caso de fuga de datos?

Te notificamos en un plazo de cuarenta y ocho horas tras haber tenido conocimiento de ella, con la naturaleza del incidente, las categorías y el volumen aproximado de datos afectados, las consecuencias probables y las medidas adoptadas. Es un compromiso contractual.

¿Puedo auditar vuestra seguridad?

Sí, una vez cada periodo de doce meses, con treinta días de preaviso, por ti mismo o por un tercero independiente no competidor. Con mayor frecuencia en caso de solicitud de una autoridad de control o tras una violación comprobada.

Seguridad

¿Cómo se protegen mis datos?

Los intercambios se cifran mediante TLS. Cada cliente dispone de un espacio de datos independiente: los contenidos de un cliente no son accesibles desde el espacio de otro. El acceso a los sistemas de producción es restringido, trazado y autenticado, y los secretos aplicativos se almacenan fuera de la raíz web.

¿Puede un visitante hacer que mi asistente diga cualquier cosa?

El asistente está anclado: responde a partir de la ficha que usted alimenta, con la instrucción de no inventar nunca y de remitir a su recepción cualquier pregunta que no figure en ella. Además, unos límites de frecuencia protegen los puntos de acceso frente a los usos masivos automatizados.

¿Es visible el prompt de mi asistente para mis visitantes?

No. Las instrucciones viven en el lado del servidor, nunca en la página. Un visitante que inspeccione el código de su sitio no ve ni sus instrucciones ni ninguna clave.

¿Conservan mis datos bancarios?

Nunca. El pago lo gestiona Stripe: su tarjeta se introduce directamente en su sistema y no pasa por nuestros servidores.

Lo que hace el asistente

¿Para qué sirve concretamente un asistente Koaee?

Responde a sus visitantes en su lugar, las 24 horas del día, sobre lo que usted le ha enseñado: sus horarios, sus servicios, sus tarifas, su disponibilidad. Informa, orienta y cede el paso cuando la pregunta sale de su ámbito.

¿Sobre qué responde exactamente?

Sobre la información que usted le proporciona. No la busca en otro lugar ni la inventa. Una pregunta ajena a su ficha da lugar a una remisión a su contacto, no a una respuesta aproximada.

¿Puede equivocarse?

Una respuesta generada automáticamente puede contener inexactitudes, y preferimos decirlo que callarlo. El asistente no sustituye ningún consejo médico, jurídico ni financiero. Le corresponde a usted verificar que la información que le confía es exacta y está actualizada.

¿Sabe el visitante que está hablando con una inteligencia artificial?

Sí, y así se indica. El artículo 50 del reglamento europeo sobre la inteligencia artificial lo exige, y el asistente lo declara por sí mismo. No tiene que añadir nada en su sitio para cumplir la norma en este punto.

¿Puede realizar reservas o pedidos?

Lleva la conversación hasta el final: recopila lo necesario y luego orienta hacia su herramienta de reserva o de pedido. No sustituye su sistema existente.

¿Habla en voz alta?

Sí, si su visitante lo activa. Puede leer sus respuestas y entender lo que se le dice. Es un gesto explícito del visitante: no se escucha nada sin su acción.

¿Funciona en el móvil?

Sí, tanto en el teléfono como en el ordenador.

¿Puedo personalizarlo con mis colores?

Sí: logotipo y colores. El asistente lleva su marca, no la nuestra.

¿Puedo tener varios asistentes?

Sí, según su plan. Es útil si gestiona varios establecimientos o varias marcas.

Puesta en marcha

¿Se necesitan conocimientos técnicos?

No. Usted no instala nada ni configura nada por su cuenta.

¿Qué debe facilitarme para empezar?

Su información práctica —horarios, servicios, tarifas— y sus documentos, si los tiene. El resto se hace por usted.

¿Cómo se integra en mi sitio?

Con una línea que insertar en sus páginas. Si no sabe dónde ponerla, lo hacemos con usted.

¿Puedo modificar lo que dice después?

Sí, desde su espacio, en cualquier momento. Sus modificaciones se aplican sin intervención por nuestra parte.

Idiomas

¿En cuántos idiomas responde?

Quince. Detecta el idioma de su visitante y le responde en él, sin que usted tenga que configurar nada.

¿Cuáles, exactamente?

Francés, inglés, español, alemán, italiano, neerlandés, portugués, árabe, hebreo, hindi, japonés, coreano, ruso, tailandés y vietnamita.

¿Debo traducir mi información yo mismo?

No. Usted introduce su información en su idioma; el asistente responde en el del visitante.

¿Y si un visitante escribe en un idioma no admitido?

Se le orienta hacia su contacto en lugar de recibir una respuesta aproximada.

La suscripción

¿Cómo se contabilizan las conversaciones?

Una conversación es una sesión de intercambio con un visitante, sea cual sea el número de mensajes que contenga. Los planes incluyen 1 000, 5 000 o 12 000 conversaciones al mes.

¿Qué ocurre si supero mi cuota?

El servicio continúa: sus visitantes nunca quedan bloqueados. Las conversaciones adicionales se facturan a 0,04 €, 0,03 € o 0,02 € la unidad según su plan, y aparecen en el siguiente vencimiento.

¿Se acumulan las conversaciones no utilizadas?

No, el contador vuelve a cero cada mes natural.

¿Tengo alguna permanencia?

La suscripción mensual es sin permanencia: la cancela cuando quiera, con efecto al final del mes en curso. La suscripción anual, que le permite ahorrar un 20 %, le vincula por doce meses.

¿Cómo cancelar?

Desde su área de cliente, o mediante un simple correo electrónico a support@koaee.ai. No se solicita ninguna justificación.

¿Puedo cambiar de opinión tras suscribirme?

Sí. Dispone de catorce días para desistir, sin motivo ni penalización, con reembolso en un plazo de catorce días.

¿Puedo cambiar de plan sobre la marcha?

Sí, desde su área de cliente.

¿Los precios mostrados son definitivos?

El precio aplicable es el que se muestra en el momento de su suscripción. Cualquier modificación se le notifica al menos treinta días antes de su entrada en vigor; si no le conviene, la cancela sin coste antes de que se aplique.

¿Hay gastos de instalación?

No.

¿Cómo se me factura?

En cada vencimiento, a través de Stripe. Sus facturas están disponibles en su área de cliente.

¿Qué ocurre si falla un pago?

Se le informa y dispone de siete días para regularizarlo. Transcurrido ese plazo, el acceso puede suspenderse, sin que ello le exima de las cantidades adeudadas.

¿Qué ocurre con mis datos si cancelo?

Dispone de treinta días para recuperarlos desde su área, en un formato abierto. Transcurrido ese plazo se eliminan, copias incluidas, salvo obligación legal de conservación. Emitimos un certificado por escrito previa solicitud.

Soporte

¿Cómo contactar con ustedes?

Por correo electrónico, a support@koaee.ai.

¿En qué plazo responden?

Para el plan Business, nos comprometemos a una primera respuesta en veinticuatro horas laborables (de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00, hora de París, salvo festivos en Francia). Este compromiso se refiere a la primera respuesta, no al plazo de resolución.

¿El soporte es en francés?

Sí.

¿Qué ocurre en caso de avería?

Aplicamos los medios razonables para garantizar la disponibilidad del servicio, sin garantizar un funcionamiento ininterrumpido. Los mantenimientos previsibles se anuncian y se llevan a cabo fuera del horario laboral en la medida de lo posible.

Sectores

Mi actividad no está en su lista. ¿Es un problema?

No. El asistente aprende su actividad a partir de lo que usted le proporciona; las páginas sectoriales son ilustraciones, no límites.

¿Es adecuado para un ayuntamiento o una entidad local?

Sí, y es un uso para el que hemos pensado la accesibilidad. El asistente informa sobre los horarios, los trámites y los documentos a aportar, sin tratar ningún dato sensible.

¿Y para un profesional sanitario?

El asistente informa sobre lo práctico —horarios, acceso, contacto— y no trata ningún dato médico. No establece ningún diagnóstico ni ofrece ningún consejo de salud.

¿Puedo utilizarlo para cualificar prospectos B2B?

Sí: informa, recopila lo que le resulta útil y le transmite la solicitud.

¿Puede gestionar varios establecimientos?

Sí, cada uno con su propia información.