Veelgestelde vragen

54 vragen, bijgewerkt op 25 september 2026.

Uw gegevens en de AVG

Waar worden mijn gegevens gehost?

In de Europese Unie. De servers staan bij IONOS, en de geschreven gesprekken worden in Frankrijk verwerkt door Mistral AI.

Alleen de spraakfuncties maken gebruik van Amerikaanse dienstverleners. Die worden pas geactiveerd als de gebruiker ze zelf inschakelt: bij schriftelijk gebruik vindt geen enkele overdracht buiten de Unie plaats.

Worden mijn gesprekken gebruikt om uw AI te trainen?

Nee. Noch die van ons, noch die van onze dienstverleners. Het is een contractueel verbod, vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst en doorvertaald naar elk van onze leveranciers — geen intentie.

Wie zijn uw subverwerkers?

Ze worden allemaal gepubliceerd, met wat elk van hen doet en waar de gegevens worden verwerkt: IONOS voor de hosting, Mistral AI voor de geschreven antwoorden, Google en OpenAI voor de spraakfuncties, Stripe voor de betaling, mailbox.org voor de service-e-mails.

Wat gebeurt er als u van dienstverlener verandert?

Wij informeren u ten minste dertig dagen van tevoren, per e-mail en op onze publieke pagina. Als de wijziging u niet bevalt, zegt u kosteloos op, met een pro-rata terugbetaling.

Op welke rechtsgrond verlaten de gegevens de Unie voor de spraakfuncties?

Op de modelcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn vastgesteld, aangevuld met een gegevensoverdracht-effectbeoordeling. Zij vormen het kader voor de overdracht — niet de toestemming van de gebruiker, die hier geen geldige grondslag zou zijn.

Levert u mij een verwerkersovereenkomst (DPA)?

Ja, conform artikel 28 van de AVG, aanvaard bij inschrijving zonder voorafgaande onderhandeling. Zij omvat de subverwerkers, de overdrachten, de beveiliging, de bijstand bij de rechten van betrokkenen, de melding van inbreuken en het auditrecht. Het is het document dat uw functionaris voor gegevensbescherming u zal vragen.

Heeft u een vertegenwoordiger in de Europese Unie?

Ja. Aangezien Ubnbee LLC buiten de Unie is gevestigd, hebben wij een vertegenwoordiger aangewezen op grond van artikel 27 van de AVG, rechtstreeks bereikbaar voor de betrokkenen en voor de toezichthoudende autoriteiten.

Hoelang bewaart u de gesprekken?

De geschreven gesprekken worden niet bewaard in onze applicatiedatabanken na afloop van de sessie. De spraakstroom wordt doorgestuurd voor transcriptie en wordt niet bewaard; de getranscribeerde tekst wordt niet in onze logs vastgelegd. De technische beveiligingslogs worden maximaal twaalf maanden bewaard.

Een van mijn klanten verzoekt om wissing van zijn gegevens. Hoe pak ik dit aan?

U bent de verwerkingsverantwoordelijke, dus het is aan u om te antwoorden — en wij geven u daartoe de middelen. Als het verzoek rechtstreeks bij ons binnenkomt, gaan wij er inhoudelijk niet op in en sturen wij het binnen vijf werkdagen aan u door.

En bij een datalek?

Wij stellen u binnen achtenveertig uur op de hoogte nadat wij ervan kennis hebben genomen, met de aard van het incident, de categorieën en het geschatte volume van de betrokken gegevens, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen. Het is een contractuele verplichting.

Mag ik uw beveiliging auditen?

Ja, eenmaal per periode van twaalf maanden, met dertig dagen aankondiging, door uzelf of door een onafhankelijke, niet-concurrerende derde. Vaker bij een verzoek van een toezichthoudende autoriteit of na een bewezen inbreuk.

Beveiliging

Hoe worden mijn gegevens beschermd?

De uitwisselingen worden versleuteld via TLS. Elke klant beschikt over een afzonderlijke dataruimte: de inhoud van de ene klant is niet toegankelijk vanuit de ruimte van een andere. De toegang tot de productiesystemen is beperkt, getraceerd en geauthenticeerd, en de applicatiegeheimen worden buiten de webroot opgeslagen.

Kan een bezoeker mijn assistent om het even wat laten zeggen?

De assistent is verankerd: hij antwoordt op basis van de fiche die u aanlevert, met de instructie om nooit iets te verzinnen en te verwijzen naar uw onthaal voor elke vraag die er niet in staat. Bovendien beschermen snelheidslimieten de toegangspunten tegen massaal geautomatiseerd gebruik.

Is de prompt van mijn assistent zichtbaar voor mijn bezoekers?

Nee. De instructies leven aan de serverzijde, nooit in de pagina. Een bezoeker die de code van uw site inspecteert, ziet noch uw instructies, noch enige sleutel.

Bewaart u mijn bankgegevens?

Nooit. De betaling wordt uitgevoerd door Stripe: uw kaart wordt rechtstreeks bij hen ingevoerd en passeert niet via onze servers.

Wat de assistent doet

Waarvoor dient een Koaee-assistent concreet?

Hij antwoordt uw bezoekers in uw plaats, 24 uur per dag, over wat u hem hebt geleerd: uw openingsuren, uw diensten, uw tarieven, uw beschikbaarheden. Hij informeert, oriënteert en geeft door wanneer de vraag buiten zijn bereik valt.

Waarop antwoordt hij precies?

Op de informatie die u hem verstrekt. Hij zoekt ze niet elders en verzint ze niet. Een vraag buiten zijn fiche leidt tot een verwijzing naar uw contact, niet tot een vaag antwoord.

Kan hij zich vergissen?

Een automatisch gegenereerd antwoord kan onjuistheden bevatten, en we schrijven dit liever op dan het te verzwijgen. De assistent vervangt noch medisch, noch juridisch, noch financieel advies. Het is aan u om na te gaan dat de informatie die u hem toevertrouwt juist en up-to-date is.

Weet de bezoeker dat hij met een kunstmatige intelligentie praat?

Ja, en dat wordt weergegeven. Artikel 50 van de Europese verordening over kunstmatige intelligentie legt dit op, en de assistent verklaart het uit zichzelf. U hoeft niets toe te voegen aan uw site om op dit punt in regel te zijn.

Kan hij reserveringen of bestellingen aannemen?

Hij voert het gesprek tot het einde — hij verzamelt wat nodig is en oriënteert vervolgens naar uw reserverings- of besteltool. Hij komt niet in de plaats van uw bestaande systeem.

Praat hij hardop?

Ja, als uw bezoeker het activeert. Hij kan zijn antwoorden voorlezen en begrijpen wat men hem zegt. Het is een uitdrukkelijke handeling van de bezoeker: er wordt niets beluisterd zonder zijn actie.

Werkt hij op mobiel?

Ja, op telefoon zoals op computer.

Kan ik hem aan mijn kleuren aanpassen?

Ja — logo en kleuren. De assistent draagt uw merk, niet het onze.

Kan ik meerdere assistenten hebben?

Ja, afhankelijk van uw formule. Dat is nuttig als u meerdere vestigingen of meerdere merken uitbaat.

Ingebruikname

Zijn technische vaardigheden vereist?

Nee. U installeert niets en configureert zelf niets.

Wat moet u mij bezorgen om te starten?

Uw praktische informatie — openingsuren, diensten, tarieven — en uw documenten als u die hebt. De rest wordt voor u gedaan.

Hoe integreert men hem in mijn site?

Via een regel die u in uw pagina's invoegt. Als u niet weet waar u ze moet plaatsen, doen wij het samen met u.

Kan ik achteraf aanpassen wat hij zegt?

Ja, vanuit uw ruimte, op elk moment. Uw wijzigingen worden toegepast zonder tussenkomst van onze kant.

Talen

In hoeveel talen antwoordt hij?

Zestien. Hij detecteert de taal van uw bezoeker en antwoordt hem in die taal, zonder dat u ook maar iets hoeft te configureren.

Welke precies?

Frans, Engels, Spaans, Duits, Italiaans, Nederlands, Portugees, Arabisch, Hebreeuws, Hindi, Japans, Koreaans, Russisch, Thai en Vietnamees.

Moet ik mijn informatie zelf vertalen?

Nee. U voert uw informatie in in uw eigen taal; de assistent antwoordt in die van de bezoeker.

En als een bezoeker in een niet-ondersteunde taal schrijft?

Hij wordt naar uw contactgegevens verwezen in plaats van een benaderend antwoord te krijgen.

Het abonnement

Hoe worden gesprekken geteld?

Een gesprek is een uitwisselingssessie met een bezoeker, ongeacht het aantal berichten dat het bevat. De formules omvatten 1 000, 5 000 of 12 000 gesprekken per maand.

Wat gebeurt er als ik mijn quotum overschrijd?

U bepaalt het zelf. Standaard, zonder overschrijding: u betaalt nooit meer dan uw formule. Een marge van 20% blijft beschikbaar, die de volgende maand wordt verrekend; daarna verwijst uw assistent uw bezoekers naar uw contactformulier tot de volgende maand. Met gefactureerde overschrijding loopt de dienst zonder limiet door: de extra gesprekken worden gefactureerd tegen 0,04 €, 0,03 € of 0,02 € per stuk naargelang uw formule (0,12 € voor een spraakgesprek) en verschijnen op de volgende vervaldag. In beide gevallen wordt u per e-mail gewaarschuwd bij 80% en bij 100%, en u kunt op elk moment van optie wisselen vanuit uw klantenzone.

Tijdens de eerste 14 dagen van uw abonnement wordt geen overschrijding gefactureerd, ook niet met de optie gefactureerde overschrijding: die werkt dan als „zonder overschrijding” (marge van 20%, daarna verwijzing naar uw contactformulier; spraak stopt bij het inbegrepen aantal).

Worden ongebruikte gesprekken overgedragen?

Nee, de teller start opnieuw op nul aan het begin van elke facturatieperiode.

Zit ik ergens aan vast?

Het maandabonnement is vrijblijvend: u beëindigt het wanneer u wilt, met ingang van het einde van de lopende maand. Het jaarabonnement, waarmee u 20 % bespaart, bindt u voor twaalf maanden.

Hoe opzeggen?

Vanuit uw klantenruimte, of met een simpele e-mail naar support@koaee.ai. Er is geen motivering vereist.

Kan ik van gedachten veranderen nadat ik me heb ingeschreven?

Als u als consument afsluit, ja: u beschikt over het wettelijke herroepingsrecht van veertien dagen, zonder opgave van redenen, met terugbetaling binnen veertien dagen (verkoopvoorwaarden, artikel 10). Dit recht geldt niet voor abonnementen die voor een beroepsactiviteit worden afgesloten. Al onze klanten, professionals en consumenten, genieten daarentegen van de garantie 7 dagen niet-goed-geld-terug op hun eerste abonnement, hieronder beschreven.

Is er een niet-goed-geld-teruggarantie?

Ja: 7 dagen niet-goed-geld-terug op uw eerste abonnement. Dien binnen 7 kalenderdagen na uw eerste betaling het verzoek in vanuit uw klantenomgeving (app.koaee.ai), onderaan het menu, onder „Mijn abonnement beheren”, en bevestig het via de link die we u per e-mail sturen. De datum van uw verzoek is bepalend: de link blijft daarna 7 dagen geldig. Uw eerste betaling wordt volledig terugbetaald, uw abonnement eindigt en uw assistent stopt met antwoorden. Op basis van gebruik gefactureerde overschrijdingen komen overeen met reeds geleverde gesprekken: ze blijven verschuldigd. De garantie geldt één keer per klant.

Wordt uw assistent laat geleverd, dan hebt u na de levering ten minste 3 dagen om uw verzoek in te dienen.

Kan ik onderweg van formule veranderen?

Ja, vanuit uw klantenruimte.

Zijn de weergegeven prijzen definitief?

De toepasselijke prijs is die welke op het moment van uw inschrijving wordt weergegeven. Elke wijziging wordt u minstens dertig dagen vóór de inwerkingtreding meegedeeld; als zij u niet bevalt, zegt u kosteloos op voordat zij van kracht wordt.

Zijn er installatiekosten?

Nee.

Hoe word ik gefactureerd?

Bij elke vervaldatum, via Stripe. Uw facturen zijn beschikbaar in uw klantenruimte.

Wat gebeurt er als een betaling mislukt?

U wordt hiervan op de hoogte gebracht en hebt zeven dagen om dit recht te zetten. Na deze termijn kan de toegang worden opgeschort — zonder dat dit u ontslaat van de verschuldigde bedragen.

Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik opzeg?

U hebt dertig dagen om ze op te halen vanuit uw ruimte, in een open formaat. Na deze termijn worden ze verwijderd, kopieën inbegrepen, behoudens een wettelijke bewaarplicht. Wij verstrekken hiervan op verzoek een schriftelijk attest.

Ondersteuning

Hoe kunt u ons bereiken?

Per e-mail, naar support@koaee.ai.

Binnen welke termijn antwoordt u?

Voor de formule Business verbinden wij ons tot een eerste antwoord binnen vierentwintig werkuren (van maandag tot vrijdag, 9 u – 18 u, Parijse tijd, buiten de Franse feestdagen). Deze verbintenis betreft het eerste antwoord, niet de oplostijd.

Is de ondersteuning in het Frans?

Ja.

Wat gebeurt er bij een storing?

Wij zetten redelijke middelen in om de beschikbaarheid van de dienst te waarborgen, zonder een ononderbroken werking te garanderen. Voorzienbaar onderhoud wordt aangekondigd en zoveel mogelijk buiten de werkuren uitgevoerd.

Sectoren

Mijn beroep staat niet in uw lijst. Is dat een probleem?

Nee. De assistent leert uw activiteit uit wat u hem aanreikt; de sectorpagina's zijn illustraties, geen grenzen.

Is dit geschikt voor een gemeente of een overheidsinstantie?

Ja, en het is een toepassing waarvoor we aan toegankelijkheid hebben gedacht. De assistent informeert over openingstijden, procedures en de aan te leveren documenten, zonder ook maar één gevoelig gegeven te verwerken.

En voor een zorgverlener?

De assistent informeert over praktische zaken — openingstijden, bereikbaarheid, contact opnemen — en verwerkt geen enkel medisch gegeven. Hij stelt geen diagnose en geeft geen gezondheidsadvies.

Kan ik het gebruiken om B2B-prospects te kwalificeren?

Ja: het informeert, verzamelt wat voor u nuttig is en stuurt de aanvraag naar u door.

Kan het meerdere vestigingen beheren?

Ja, elk met zijn eigen informatie.